cronograma de actividades

¿Cómo realizar un cronograma de actividades?

Cada vez que se realiza un proyecto de cualquier tipo, se deben realizar una serie de pasos planificados y detallados de todas las acciones que se llevarán a cabo para conseguir los objetivos y resultados deseados. Todo estudiante sabe que la mejor forma de hacerlo es a través de un cronograma de actividades, en este post te contamos cómo debes realizarlo.

¿Qué se debe tener en cuenta para realizar un cronograma?

cronograma de actividades

Además de las actividades es necesario que se analicen los recursos que se van a necesitar para su implementación y para el desarrollo de las actividades. Por este motivo, la planificación del tiempo es sumamente importante para la gestión del proyecto.

El tiempo en la gestión de trabajos universitarios, es central ya que cualquier proyecto se encuentra limitado por fechas de entrega que deben ser cumplidas y respetadas. Esto hace que exista un calendario establecido (escrito o no) y obliga a planificar de manera adecuada cada una de las actividades que componen todo el plan. La clave es distribuir de la manera más eficaz posible el tiempo del que se dispone.

Pero como ya sabemos, no todo es color de rosas en esta vida, es por eso que también se deben tener en cuenta los imprevistos que pudieran surgir.

Todas estas acciones se representan por medio de los cronogramas de actividades o gráficos donde se reflejan los inicios y finalizaciones de cada actividad que compondrán un proyecto.

Por medio de los cronogramas se pueden visualizar de manera rápida y clara el modo en que va avanzando el proyecto y así se pueden hacer seguimientos más detallados sobre su marcha. También permiten conocer si se están cumpliendo los plazos que se establecieron de antemano y accionar previniendo cualquier acción que pueda retrasarlo.

¿Cuáles son los pasos para elaborarlo?

Para elaborar un cronograma de actividades, se pueden utilizar distintas herramientas o métodos de gestión del tiempo.
Las herramientas son múltiples y variadas, pero en este post te ayudaremos presentándote algunas de las más sencillas y comunes para luego detallarte los pasos a seguir.

El diagrama de Gantt

Se trata de uno de los medios más popularmente utilizados. Es útil para cualquier tipo de proyecto ya que es una herramienta sencilla que permite organizar el trabajo de manera gráfica. ¿Cómo lo hace? por medio de barras horizontales delimitadas por distintos colores, las cuales marcan el inicio y la finalización de cada una de las actividades.

Por ejemplo, como puede verse en la siguiente figura (Figura 1).

Diagrama de Gantt

Figura 1. Diagrama de Gantt.
Fuente: Agamael22, 2016 (https://cutt.ly/Scpsclj)

Documento de Word

Si eres de los clásicos, con una tabla en Word serás feliz con un cronograma a medida. Deberás diseñar una tabla donde se especifican las actividades en una de las columnas y en la otra. Además puedes agregarle los períodos o meses en los cuales se desarrollarán las acciones. Incluso puede hacerse un calendario donde se desarrollen los días y sus fechas y dentro de cada una de las celdas se especifiquen las acciones que van a desarrollarse.

¿Cómo organizar las actividades de un proyecto dentro de un cronograma?

Independientemente de la herramienta de gestión que hayas elegido, existe un ABC que debes seguir. Te contamos de manera práctica cuáles son:

1. Recopilación de toda la información necesaria para organizar el cronograma

Lo primero que se necesita es conocer el alcance de todo el proyecto en general. Aquí es incluyen sus fechas de inicio y finalización pactadas, identificando las limitaciones y obstáculos que eventualmente pudieran suceder.

2. Definir e identificar las actividades

Es conveniente realizar un listado con todas las actividades necesarias para la elaboración del proyecto. Esto implica que se identifiquen las tareas y además se delimiten las prioridades de cada una de ellas. Cuando se delimitan y se priorizan, es posible secuenciarlas, es decir darles un orden que indique qué debe hacerse primero y qué viene después.

Muchas de las actividades seguramente pueden ser desarrolladas de manera independiente, mientras que otras dependen de que finalice la anterior.

3. Delimitar los recursos para cada actividad

Los recursos deben ser previstos y delimitados de acuerdo a su tipo:  pueden ser recursos personales, económicos o materiales. No se deben delimitar solamente los materiales necesarios para el desarrollo de cada actividad sino también quienes van a llevarla a cabo y cuál sería el costo que implicaría su implementación. Si no se tienen en cuenta los recursos necesarios es posible que luego se retrasen las entregas y se ponga en riesgo el proyecto en su totalidad. Algo que sabemos que no quieres que te pase…

4. Estimación del tiempo para las tareas 

Cuando se detallan las tareas, es importante aclarar cuánto será el tiempo de duración de cada una de ellas. Esto es importante para poder estimar de manera diaria cuánto tiempo deberías invertir en tu proyecto.

Es necesario tener en cuenta que las tareas deben ser repartidas en los diferentes momentos del año que se dispone. La planificación incluso puede hacerse por semanas, días, meses o trimestres de acuerdo a la envergadura de cada tarea. Lo central es conocer cuánto tiempo se necesita para realizar cada actividad de manera de tener el trabajo o los hitos del trabajo general en los tiempos planificados.

cronograma de actividades

En este punto es fundamental: prever márgenes. Cuando se incluyen márgenes se hace referencia a una planificación que contempla algunos días más para cumplir los entregables del proyecto. Cuando se habla de entregable se hace referencia tanto a los entregables parciales como a los entregables finales. En cualquiera de los dos casos lo que se busca es prever los riesgos asociados a las tareas, ya que muchas veces puede suceder que ocurran imponderables o imprevistos que retrasen la realización de las mismas, como ya se mencionó en el apartado referido a los recursos.

5. Distribución de las actividades

En el caso de que el proyecto vaya a realizarse de manera individual es necesario que se puedan organizar los tiempos personales junto a los tiempos del proyecto. Si el trabajo es grupal, es necesario que cada uno, sea responsable de una serie de actividades de acuerdo a su campo de competencias específicas.

6. Monitoreo del cronograma

Cuando se finaliza el cronograma éste debe ser monitoreado de manera constante en periodos específicos. Esto te ayudará a cumplir con tu objetivo: entregar el proyecto en tiempo y forma.

Otras recomendaciones o previsiones a tener en cuenta…

Al momento de realizar tu cronograma de actividades, ten en cuenta que se trata de un proceso cíclico por lo cual debes recordar que siempre requerirá de ajustes y vueltas a revisar hasta que se obtenga un producto definitivo.

Muchas veces, es una buena idea: organizar las actividades en fases. Esto te permitirá una planificación en detalle, pero organizada en hitos más grandes y complejos que evitarán volver siempre al inicio cada vez que se quiera monitorear una actividad.

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